Lean Workflow Design Game

Lean Workflow Design Game

Learnings

Die Übung zeigt, wie man als Team besser in der Bewältigung von Aufgaben werden kann, in dem man in kurzen Iteration Veränderungen ausprobiert (die zu einer Verbesserung führen können), deren Auswirkungen reflektiert und daraus lernt. Es macht ein Vorgehen nach dem Demingkreis (Plan, Do, Check, Act) oder hier Plan-Do-Measure-Reflect-Learn anhand einer einfachen Aufgabe erlebbar.
Neben der Einübung des Vorgehens (Test-Measure-Learn) werden im Spiel auch gut Dynamiken im Team erlebbar und sichtbar. Weitere Lern-Effekte können sein: Schätzung / Mut / Motivation / Qualität der Lösung

Anzahl der Teilnehmer

  • mindestens ein Team mit 4-6 Spielern, beliebig skalierbar – allerdings sollte dann ein Moderator / Spielleiter pro Team bestimmt werden

Vorkenntnisse

  • keine

Material

  • zwei Kartenspiele à 52 Spielkarten (= 104 Karten) mit gleichem Rücken (Farbe / Muster)
  • Flipchart oder anderes Fläche zum Schreiben
  • Stopp-Uhr

Vorbereitung

  • ein gemischtes Kartenspiel
  • Flipchart-Papier mit den Spalten Runde, geschätzte Zeit, tatsächliche Zeit, Strafpunkte, Bruttozeit (= geschätzte Zeit + Strafpunkte mal 5 Sekunden)

Durchführung / Regeln

  • Die Aufgabe des Teams besteht darin die 104 Karten zu sortieren und zwar nach Bildern (Pik, Kreuz, Herz, Karo) in der Reihenfolge Ass (unten), 2, 3, 4, …, König (oben). Damit ergeben sich 8 Stapel (da 2 Kartenspiele).
  • Das Team soll diese Aufgabe so schnell wie möglich lösen.
  • Hierzu durchläuft das Team die folgenden Phasen
    • Planung (2 min) – das Team plant das Vorgehen für die nächste Runde
    • Schätzung – das Team sagt dem Moderator, wie lange sie geschätzt benötigen um die Aufgabe zu bewältigen
    • Bestimmung einer Person im Team, die dem Moderator sagt, dass das Team fertig ist
    • Spielen – das Team muss die Aufgabe ausführen, die Zeitmessung wird durch den Moderator gestartet
    • Zeitmessung – sobald das Team die Aufgabe umgesetzt hat, wird die Zeit durch den Moderator gestopped, die Zeit wird an das Flipchart geschrieben.
    • Qualität (optional) – der Moderator schreibt die Zeit auf und prüft die Korrektheit der Sortierung (pro Fehler gibt es fünf Strafsekunden), der Moderator schreibt die Bruttozeit auf
    • Reflexion (2 min) – das Team soll analysieren, was an ihrer Strategie / Planung gut funktioniert hat und was verbesserungswürdig ist
    • Die Karten werden durch den Moderator erneut gut durchgemischt
  • Wieder start bei der Planung. Es können beliebig viele Runden gespielt werden (ich empfehle 4-6 Runden)
  • Die Karten dürfen durch die Teilnehmer natürlich nicht manipuliert werden. Es gibt keine weiteren Regeln (man muss es nicht explizit erwähnen, aber es dürfen beliebige Änderungen am Setting vorgenommen werden, siehe unten)

Reflektion

  • Warum hab’ ich die Zeit für die Planung und Reflexion begrenzt?
  • Glaubt ihr, dass ihr mit einer längeren Planungsphase bessere Ergebnisse erzielt hättet? Warum (nicht)?
  • Welche Änderungen habt ihr vorgenommen?
  • Welche davon haben zum Erfolg geführt und welche nicht?
  • Was könntet ihr noch alles ausprobieren, um besser zu werden?
  • Warum habt ihr nicht … ausprobiert? (Insbesondere, wenn das Team aus Sicht des Moderators nicht alle Optionen genutzt hat)
  • Worin bestand die Motivation noch besser zu werden?
  • Wie habt ihr Entscheidungen getroffen? Wer war daran beteiligt? Wer hat sich eher zurückgehalten? Warum? Haben die anderen das bemerkt? Warum habt ihr die Person(en) nicht mit einbezogen? … (und weiteres Eingehen auf die Dynamik im Team)
  • Wenn ihr an eure Arbeit denkt oder auch an euer Privatleben, wer trifft dort Entscheidungen? Warum ist das so? Wie nehmt ihr die Entscheidung auf? …
  • (je nach Situation) Wann habt ihr radikale Änderungen ausprobiert? Wann habt ihr kleine Änderungen ausgeführt? Warum? … Seid ihr euch bewusst, welche Änderungen ihr an eurer Arbeitsweise bei eurer täglichen Arbeit ändern könnt? Was hindert euch daran diese Änderungen vorzunehmen? (Insbesondere, wenn ihr die Übung in einer Organisation durchführt)
  • Wie hat es sich angefühlt, wenn ihr in einer Runde einmal eine schlechtere Zeit erreicht habt?
  • Wer hat in diesem Fall die Verbesserungen durchgeführt? Wie hat sich das angefühlt?
  • (Bei einer Moderation von Reflexion und Planung) Welchen Einfluss hatte die Moderation? Was habt ihr positiv, was habt ihr negativ wahrgenommen?
  • Welche Änderung hätte es gebracht, wenn jemand von außen auf den Ablauf geschaut und euch seine Beobachtungen widergespiegelt hätte?
  • Wie war es für euch eine Schätzung abgeben zu müssen? Wofür hat eure Schätzung im Team gesorgt? …
  • (Auf die Varianten unten eingehen, falls ihr sie spielt)

Varianten

  • Moderation der kurzen Reflexion und Planungen (“Was habt ihr in der Runde anderes gemacht? Was davon hat funktioniert? Was davon hat nicht so gut funktioniert? Warum? Sind alle derselben Ansicht?…”)
  • Der Moderator oder eine Person aus dem Team bestimmt die Strategie in den ersten 2-3 Runden, anschließend bestimmt das Team die Strategie
  • Motivation der Teilnehmer (“da hab’ ich aber schon bessere Werte gesehen”, “na los, das wird gut …”)
  • Manipulation der Karten (Joker mit reinpacken, falsche Karten – rote Kreuze, schwarze Herzen, Karten weglassen)
  • Eine Person oder mehrere Personen während des Spiels (oder Planung oder Reflexion) in ein Gespräch verwickeln
  • Die Zwischenergebnisse begutachten (während des Spieles in die Hand nehmen)
  • Das Team negativ beeinflussen (“Das sieht nicht so gut aus?” “Warum macht ihr das nicht so?” …)

Debriefing

  • Kurze Iterationen mit experimentellen Veränderungen können zu Verbesserung führen
  • Man kann als Team eine ganze Menge selber ändern, ohne auf äußere Hilfe angewiesen zu sein (und in der Praxis kann sich herausstellen, dass selbst die Hilfe von anderen eher marginal ist möglich ist)
  • Auch aus Fehlern kann man lernen – man hat zumindest eine Veränderung ausprobiert – und vielleicht greift die Veränderung wenn man sie später noch einmal probiert.
  • Das Vorgehen hilft dabei, sich mehr als Teil eines Teams zu fühlen.
  • Wenn ein Team erkennt, das Veränderung zu Verbesserung führen (nicht nur der Performance aber auch des Wohlbefindens) kann ein Team aus einer Legasthenie erwachen (“wir können doch sowieso nicht ändern”).
  • Das Vorgehen kann in jeder Umgebung durchgeführt werden (Teams, Abteilung, Projekten, die in Phasen durchgeführt werden und Ähnlichem)
  • Vorgehensweise wird z.B. bei agile Produktentwicklung, Design Thinking, Scrum etc. gelebt.
    • Produktänderung werden dem Benutzer alle 2-4 Wochen vorgeführt. Entsprechend der Reaktion der Benutzer wird die Änderung zurückgerollt oder angepasst.
    • Das Team verbessert sich in ihren internen Prozessen.

Erfahrungen

  • Vorher das Mischen üben – es ist nicht super-leicht 104 Karten zu mischen, insbesondere, wenn sie neu und sehr glatt sind. Die Karten müssen gut gemischt sein, um die Ergebnisse der Runden und Teams vergleichbar zu halten.
  • Seid euch bewusst, dass den Teilnehmern Begriffe wie Retrospektive, Reflexion, Planning (insbesondere English ausgesprochen) und anderes unbekannt sind. Versucht daher diese Begriffe kurz zu erkläre oder andere Namen zu finden um sie abzuholen.
  • Weißt auf die Timebox hin (je 2 min für Reflexion und Planung), ggf. den Teilnehmern ein wenig mehr Zeit geben, wenn sie gerade im Flow sind
  • Den Teilnehmern möglichst keine Tipps geben – außer ein “mehr Regeln gibt es nicht”, wenn dann erst in einer späteren Runde. Sollte das Team nicht auf weitere Ideen kommen, diesen Punkt in der abschließenden Reflexion ansprechen.
  • Häufig unterscheidet das Team nicht zwischen Reflexion und Planung sondern die beiden fallen zusammen. In diesem Fall greife ich aktiv als Moderator ein (siehe oben), ggf. kann man beide Phasen auch zusammenfallen lassen und hierauf in der abschließenden Reflexion eingehen.
  • Bei mehreren Teams (3 Teams a 5-6 Personen sind schwieriger unter Kontrolle zu bringen als eine Gruppe)
    • Pro Tisch ein Plipchart für die Messung
    • vorher vereinbaren, wann der Moderator spricht (Handzeichen o.ä.) – ich habe die Erfahrung gemacht, dass einige sehr enthusiastisch sind und anstatt zuzuhören, schon die nächste Runde planen
    • Helfer für jeden Tisch bestimmen, die die Karten mischen und die Zeit nehmen
    • Bei der Reflexion fragen, ob, warum, warum nicht Learnings von den anderen Gruppen übernommen wurden
    • Unterschätzt die Dynamik in den Teams nicht – ich habe es häufig erlebt, dass die Teilnehmer sehr enthusiastisch diskutieren, und direkt nach dem Spiel diskutieren, wie sie noch besser werden können
  • In der Regel werden die Karten von den Teams richtig sortiert – wenn nicht, finden sich häufig Fehler in der Reihenfolge (aufsteigend / absteigend, Ass ist oben oder unten). Wenn die Zeit zu knapp ist, verzichte ich auf die Qualitätskontrolle

Weitere Informationen

  • Das Spiel hat Ähnlichkeit mit dem Ballpoint Game von Boris Gloger. Die Lern-Effekte sind ähnlich. Beim Spiel hier benötige ich weniger Material (zwei Kartenspiele anstatt über 50 Bälle) und ich muss mich weniger bewegen.
  • Aus meinen Beobachtungen nehmen die Spieler häufig die folgenden Änderungen vor
    • Stehen oder Sitzen der Teilnehmer
    • Änderung der Umgebung (Tisch, Boden, Tische anders zusammenstellen, Raum wechseln, Lichtverhältnisse ändern …)
    • Rollen im Team tauschen (alle spielen, nur ein Teil spielt, die anderen sind Beobachter)
    • Positionen markieren, wo die verschiedenen Bilder gesammelt werden

Quelle

Das Spiel wurde zum ersten Mal auf der  Play4Agile 2011 von Nancy Van Schooenderwoert vorgestellt. Eine Dokumentation in English findet sich im Blog von Sven Röpstorff.
Chris

Chris

Agile Practitioner, Trainer, Coach at vividbreeze consulting
Since the late 1990s Chris has been working in different projects for major national and international corporations, small businesses and start-ups, advising companies in areas from software architecture to project management. Chris has been part, led or coached project teams of different sizes. His field of expertise encompasses agile project management, business and requirements analysis as well as technical analysis, design and implementation.
Chris

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